Na Festiwal w Niepokalanowie mogą być zgłaszane programy multimedialne, diaporamy, krótkie kilkuminutowe filmiki internetowe, wideoblogi oraz strony internetowe. Formularz zgłoszeń, który należy przesyłać drogą elektroniczną, znajduje się na stronach internetowych Festiwalu: www.festiwalniepokalanow.pl oraz www.warszawa.mazowsze.pl/niepokalanow.
Prace (5 płyt DVD, CD lub linki do prac zamieszczonych w internecie) należy nadsyłać pod adresem: Biuro Festiwalu Niepokalanów 2009, ul. Barska 2, 02-315 Warszawa, Polska, tel. +48 (0-22) 823-44-89; +48 602-126-206, ksf@festiwalniepokalanow.pl, skype: ksfniepokalanow.
W internecie pod adresem: pl.youtube.com/festiwalniepokalanow umieszczane są sukcesywnie zwiastuny filmów festiwalowych (również prace zgłoszone w 2008 r.) oraz tegoroczne filmiki i programy multimedialne.
W skład Komitetu Organizacyjnego Festiwalu Niepokalanów 2009 wchodzą: przewodniczący - Danuta Stachyra - prezes Katolickiego Stowarzyszenia Filmowego, o. Stanisław Piętka - gwardian Klasztoru w Niepokalanowie i o. Ignacy Kosmana - dyrektor Festiwalu; Zygmunt Gutowski - wicedyrektor organizacyjny; Andrzej Bogusław Januszewski - wicedyrektor programowy; dr Jan Szafraniec - przewodniczący Jury; Antoni Zięba - wiceprzewodniczący Jury; Elżbieta Cieślik - kierownik Biura Prasowego; Grażyna Krupska - kierownik Biura Festiwalu w Niepokalanowie; Hanna Koch - kierownik Biura Festiwalu w Warszawie.